Zo neem je je leden mee naar Orchesi

Veel besturen zien er tegenop: komen er straks niet tientallen vragen, en haken leden die “niet zo van de apps zijn” niet af? In de praktijk valt dat mee, zeker als je de overstap goed voorbereidt. Voor een lid is Orchesi vooral drie dingen: zien wat er gepland staat, aangeven of je erbij bent en je bladmuziek openen. Met dit stappenplan zorg je dat iedereen dat vanaf de eerste week kan.

Dit neemt de meeste zorgen al weg: Orchesi is gratis voor leden, want de vereniging betaalt. Het werkt in de app (iPhone en Android) én gewoon in de browser op orchesi.app, dus ook zonder smartphone. En leden bepalen zelf of andere leden hun e-mailadres en telefoonnummer zien.

1. Kies één overstapmoment en kondig het aan

Kies een duidelijke datum, bijvoorbeeld de start van het seizoen of de eerste repetitie na een vakantie. Kondig het twee weken vooraf aan: in de groepsapp, in de nieuwsbrief én kort tijdens de repetitie. Vertel vooral wat het leden oplevert: niet meer zoeken naar het rooster, afmelden met één tik, bladmuziek altijd bij de hand.

Gebruik het aankondigingsbericht en pas alleen de datum en de naam van je vereniging aan.

2. Zet alles klaar vóór je uitnodigt

Een lege app roept vragen op (“en wat moet ik hier nu mee?”). Zorg daarom dat leden bij hun eerste keer inloggen meteen iets nuttigs zien:

• je groepen en secties zijn aangemaakt, zodat je iedereen direct goed kunt indelen;
• de eerste repetities en concerten staan erin;
• de bladmuziek voor de eerste repetitie staat klaar.

3. Vraag per sectie een ambassadeur

Vraag in elke sectie één lid dat handig is met apps om een week eerder mee te doen. Nodig die ambassadeurs als eerste uit. Zo kennen zij Orchesi al als de rest instroomt, en kunnen leden hun vragen kwijt bij iemand die ze kennen in plaats van bij het bestuur.

4. Nodig iedereen op het overstapmoment uit, per groep

Nodig je leden uit per e-mail en kies bij het uitnodigen meteen hun groepen en secties. Dan staan ze na het accepteren direct goed en zien ze meteen hun eigen repetities. Hoe dat werkt, lees je in Leden uitnodigen, direct in de juiste groepen.

Let op de timing: een uitnodiging is 7 dagen geldig. Verstuur de uitnodigingen daarom in een week met een repetitie, en stuur dezelfde dag het uitnodigingsbericht in de groepsapp, zodat leden weten dat de e-mail eraan komt.

5. Help ter plekke bij de eerste repetitie

Plan tien minuten voor of na de eerste repetitie een “installatiehoek”: de ambassadeurs helpen wie er niet uitkomt. Leden zonder smartphone gaan thuis op de computer naar orchesi.app. Voor hen is de uitnodigingscode handig: die verloopt niet, en ze vullen hem in bij het aanmaken van hun account.

Deel ook de link naar het helpcentrum voor leden. Daar staat alles stap voor stap, in gewone taal.

6. Kijk na een paar dagen wie er nog niet binnen is

In het tabblad Uitnodigingen op de ledenpagina zie je wie de uitnodiging nog niet heeft geaccepteerd, en wanneer die vervalt. Stuur die leden na een dag of vier een persoonlijk herinneringsbericht. Is een uitnodiging verlopen? Annuleer hem en stuur een nieuwe, of geef het lid de uitnodigingscode.

7. Stop na een paar weken met de oude manier

Laat de oude lijst of de afmeldingen via de groepsapp niet te lang naast Orchesi bestaan, want twee systemen tegelijk zorgen juist voor verwarring. Spreek een einddatum af, bijvoorbeeld vier weken na het overstapmoment, en kondig die aan. Daarna gaan roosters, afmeldingen en bladmuziek alleen nog via Orchesi.

Vragen van leden? In Vragen die leden stellen, en wat je antwoordt staan de antwoorden op de vragen die je het vaakst gaat horen.