Leden importeren uit Excel of CSV

Dit doe je in de web-app

Leden importeren uit een bestand kan niet in de app, want daar heb je je Excel- of CSV-bestand niet bij de hand. In de app zie je onder Leden → + wel de tip Iedereen in één keer uitnodigen?.

1. Open orchesi.app op je computer en log in met hetzelfde account.
2. Kies bovenaan dit artikel voor Web-app voor de stappen.

Wil je één of een paar mensen uitnodigen vanaf je telefoon? Dat kan wel in de app: zie Een nieuw lid uitnodigen.

Je bestand voorbereiden

Je hebt per lid één ding nodig: een e-mailadres. Orchesi accepteert:

• Excel (.xlsx of .xls) of CSV (.csv)
• maximaal 500 rijen per import

Geef de kolom met e-mailadressen de kop email (of e-mail of email address). Heeft geen van je kolommen zo’n kop, dan gebruikt Orchesi de eerste kolom. Let op: de kop e-mailadres wordt niet herkend, zet de adressen dan in de eerste kolom. Andere kolommen, zoals namen, worden genegeerd. Je kunt je bestaande ledenlijst dus gewoon uploaden.

Twijfel je over de opbouw? Klik in het importvenster op CSV-sjabloon downloaden voor een voorbeeldbestand.

Zo importeer je je leden

1. Ga in het menu naar Leden en klik rechtsboven op Bulk uitnodigen.

   Screenshotweb.members.list.bulk-invite-button

2. Sleep je bestand naar het uploadvak, of klik erop om een bestand te kiezen. Heb je alleen een lijst met adressen, bijvoorbeeld uit een e-mail? Kies dan E-mails plakken en plak ze: één per regel, of gescheiden door komma’s of puntkomma’s.

   Screenshotweb.members.bulk-invite.upload

3. Controleer de voorvertoning. Orchesi toont bij elk adres een status (zie de tabel hieronder). Haal rijen die je niet wilt uitnodigen weg met het kruisje achter de rij en klik op Doorgaan.

   Screenshotweb.members.bulk-invite.preview

4. Bevestig met de verzendknop, bijvoorbeeld 42 uitnodigingen versturen. Orchesi verstuurt alleen naar de adressen met de status Geldig; de andere rijen worden overgeslagen.

Klaar. Je leden krijgen een e-mail met een link om lid te worden van je vereniging.

Wat betekenen de statussen?

Status	Betekenis	Wat moet je doen?
Geldig	Een correct adres dat nog niet aan je vereniging gekoppeld is.	Niets: deze persoon krijgt een uitnodiging.
Ongeldig e-mailadres	Er zit een typfout in het adres of het is onvolledig.	Verbeter het in je bestand en upload opnieuw, of verwijder de rij.
Duplicaat	Het adres staat meer dan één keer in je bestand.	Niets: iedereen krijgt één uitnodiging.
Al lid	Deze persoon zit al in je vereniging.	Niets: er gaat geen nieuwe uitnodiging uit.
Open uitnodiging	Er staat nog een eerdere uitnodiging open voor dit adres.	Annuleer de oude onder Uitnodigingen als je een nieuwe wilt sturen.

Na het importeren

• Uitgenodigde leden staan in het tabblad Uitnodigingen op de ledenpagina, totdat ze de uitnodiging accepteren.
• Zijn ze eenmaal binnen? Deel ze in via Groepen & secties: open een groep of sectie en klik op Lid toevoegen. Geef bestuursleden en dirigenten daarna hun rol.
• Heeft iemand de e-mail niet gekregen? Vraag diegene in de spamfolder te kijken, of annuleer de uitnodiging en stuur een nieuwe.