Zo neem je je leden mee naar Orchesi

Veel besturen zien er tegenop: komen er straks niet tientallen vragen, en haken leden die “niet zo van de apps zijn” niet af? In de praktijk valt dat mee, zeker als je de overstap goed voorbereidt. Voor een lid is Orchesi vooral drie dingen: zien wat er gepland staat, aangeven of je erbij bent en je bladmuziek openen. Met dit stappenplan zorg je dat iedereen dat vanaf de eerste week kan.

Dit neemt de meeste zorgen al weg: Orchesi is gratis voor leden, want de vereniging betaalt. Het werkt in de app (iPhone en Android) én gewoon in de browser op orchesi.app, dus ook zonder smartphone. En leden bepalen zelf of andere leden hun e-mailadres en telefoonnummer zien.

1. Kies één overstapmoment en kondig het aan

Kies een duidelijke datum, bijvoorbeeld de start van het seizoen of de eerste repetitie na een vakantie. Kondig het twee weken vooraf aan: in de groepsapp, in de nieuwsbrief én kort tijdens de repetitie. Vertel vooral wat het leden oplevert: niet meer zoeken naar het rooster, afmelden met één tik, bladmuziek altijd bij de hand.

Gebruik het aankondigingsbericht en pas alleen de datum en de naam van je vereniging aan.

2. Zet alles klaar vóór je uitnodigt

Een lege app roept vragen op (“en wat moet ik hier nu mee?”). Zorg daarom dat leden bij hun eerste keer inloggen meteen iets nuttigs zien:

• je groepen en secties zijn aangemaakt, zodat je iedereen direct goed kunt indelen;
• de eerste repetities en concerten staan erin;
• de bladmuziek voor de eerste repetitie staat klaar.

3. Vraag per sectie een ambassadeur

Vraag in elke sectie één lid dat handig is met apps om een week eerder mee te doen. Geef die ambassadeurs de uitnodigingscode een week eerder. Zo kennen zij Orchesi al als de rest instroomt, en kunnen leden hun vragen kwijt bij iemand die ze kennen in plaats van bij het bestuur.

4. Deel op het overstapmoment de uitnodigingscode

Zet de uitnodigingscode van je vereniging in de groepsapp die je al hebt. Sommige besturen noemen hem de koppelcode. Leden maken zelf een account aan en vullen de code in. Jij keurt elk verzoek goed en zet diegene daarbij meteen in de juiste groep en sectie. Je hoeft dus geen ledenlijst te maken en geen e-mailadressen te verzamelen. Hoe dat werkt, lees je in De makkelijkste manier om al je leden uit te nodigen.

Gebruik het bericht met de code en vul alleen je eigen code in.

Let op de timing: deel de code in een week met een repetitie. Wie er niet uitkomt, help je dan ter plekke. Keur verzoeken snel goed, want tot die tijd ziet een lid nog niets van je vereniging.

Heb je alle e-mailadressen al en kies je de groepen liever vooraf? Dan kun je ook per e-mail uitnodigen of je ledenlijst importeren. Een uitnodiging per e-mail is 7 dagen geldig.

5. Help ter plekke bij de eerste repetitie

Plan tien minuten voor of na de eerste repetitie een “installatiehoek”: de ambassadeurs helpen wie er niet uitkomt. Leden zonder smartphone gaan thuis op de computer naar orchesi.app. Daar vullen ze dezelfde code in bij het aanmaken van hun account. De code verloopt niet.

Deel ook de link naar het helpcentrum voor leden. Daar staat alles stap voor stap, in gewone taal.

6. Kijk na een paar dagen wie er nog niet binnen is

Op de ledenpagina zie je wie er al binnen is. Leg dat naast je eigen ledenlijst en stuur wie ontbreekt na een dag of vier een persoonlijk herinneringsbericht. Kijk ook onder Verzoeken of er nog iemand op goedkeuring wacht.

Heb je per e-mail uitgenodigd? Dan zie je in het tabblad Uitnodigingen wie nog niet heeft geaccepteerd, en wanneer de uitnodiging vervalt. Is een uitnodiging verlopen? Annuleer hem en stuur een nieuwe, of geef het lid de uitnodigingscode.

7. Stop na een paar weken met de oude manier

Laat de oude lijst of de afmeldingen via de groepsapp niet te lang naast Orchesi bestaan, want twee systemen tegelijk zorgen juist voor verwarring. Spreek een einddatum af, bijvoorbeeld vier weken na het overstapmoment, en kondig die aan. Daarna gaan roosters, afmeldingen en bladmuziek alleen nog via Orchesi.

Vragen van leden? In Vragen die leden stellen, en wat je antwoordt staan de antwoorden op de vragen die je het vaakst gaat horen.